Присоединяйтесь к нам в социальных сетях:

Как правильно оформлять журнал входящей и исходящей корреспонденции

Как правильно оформлять журнал входящей и исходящей корреспонденции

4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов


› › › Все предприниматели рано или поздно отправляют документацию «во внешний мир», даже в маленькой организации. Легко перепутать или что-то забыть при регулярном выполнении обязанностей.

Потому так важно вести учёт документации.

При этом важно вести учёт как входящих, так и исходящих деловых бумаг.Традиционное бумажное оформление для решения этой проблемы вполне подойдёт.СодержаниеРегистрацией называют процесс записи учётных данных, касающихся документа.

Это делается только по нормам и правилам, установленным на законодательном уровне. Это помогает фиксировать факт отправления или получения, создания элемента документации.Регистрация нужна для наделения бумаг юридической силой.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Бесплатная юридическая консультация: Вся Россия » » » В течение рабочего времени через канцелярскую службу предприятия проходит непрерывный поток информации в виде писем, телеграмм, e-mail-сообщений, заявлений и других видов корреспонденции.

Без регистрационных номеров документы не признаются имеющими силу. Во всяком случае, официально.Для регистрации документов используют Они продаются в канцелярских магазинах. Названия граф, толщина и формат можно выбрать разные.
Чтобы избежать возможного хаоса в работе с деловыми бумагами, в практике документооборота используется журнал регистрации входящих и исходящих документов. В журнале содержится информация о поступающей или исходящей корреспонденции и ее последующем распределении. Согласно Стандарту ГОСТ 2007 года «Управление документами.

Общие требования», главное назначение регистрации документа заключается в доказательстве того, что он существует и включен в систему управления документами. Это позволяет избежать недоразумений в ситуации необоснованных претензий по поводу получения корреспонденции со стороны бизнес-партнеров, клиентов, официальных инстанций и др.

Как вести журнал входящей корреспонденции

В любой современной организации ведется учет и своевременная обработка входящей корреспонденции.

Для этих целей на предприятиях заводят специальный журнал, в который заносят сведения обо всех поступающих письмах и других документах.

Как правильно вести такой журнал, рассказывается в данной статье. Однако программное

обеспечение для этого нововведения установлено пока еще не во всех организациях, в связи с чем поступление новых писем регистрируется в отдельном бумажном журнале.

Прием поступающих документов осуществляет секретарь или делопроизводитель. Всем письмам присваивается регистрационный номер, они сортируется и передаются адресатам. Некоторые современные предприятия ввели у себя систему электронного документооборота.

Данная процедура – неотъемлемая часть системы управления любого предприятия.

Журналом называется

4 ключевых принципа заполнения журнала регистрации входящих документов

› › › В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. При этом руководство само может выбирать, в какой форме вести такие журналы.Содержание

  1. Приведение в действие решений руководства в указанное время.
  2. Проведение продуктивной справочной работы с важными бумагами.
  3. Учёт, систематизация и грамотная обработка поступающей корреспонденции.
  4. Контроль внешней и внутренней работы сотрудников

Заполнение журнала регистрации входящих документов – работа, выполняемая офис-менеджером, дело-производителем или референтом, секретаря.

Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным. Это необходимо для того, чтобы грамотно следить за поступающей корреспонденцией.

Если такие сотрудники отсутствуют на предприятии, руководитель может сам назначить человека, который отвечает за заполнение таких бумаг.Самостоятельно руководство

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

– Минуточку, Иван Сергеевич!

– Что такое? – Пока не произведем опись всех документов, о душе и речи быть не может. – Ну и бюрократ же ты, Вертер! [.] – Но если мы допустим беспорядок в документации, потомки нам этого не простят. […] Вот, недавно, Иванов А.В. привез гадину из мезозойской эры. И мы записали, что это – птеродактиль.

А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу! – Это ужасно, Вертер. Ужасно… К/ф « Гостья из будущего» Наверное, все помнят педантичного робота Вертера, смотрителя Института Времени из любимого многими фильма «Гостья из будущего».

И наверняка многие улыбались, когда этот обаятельный киногерой регистрировал принесенные артефакты и вел с прибывающими учеными забавный диалог про «гадину из мезозойской эры»! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации.

Рекомендуем прочесть:  Когда дембель 2020 в россии

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Вы здесь «Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3 ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать.

Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов.

О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

Что регистрируем? В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации.

Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению.

Журнал регистрации входящих документов

Помещено в тему:

О существующих в делопроизводстве правилах уже рассмотрено ранее. уже начато рассмотрение в предыдущей статье.

Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о . Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках (на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД).

Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации.

Изначально для этого использовался обычный бумажный журнал регистрации входящих документов. Его форма не установлена ни в одном нормативно-правовом акте.

> >

Журнал регистрации входящих документов

Каждое предприятие в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции.Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой

Журнал регистрации входящих и исходящих документов

В течение рабочего времени через канцелярскую службу предприятия проходит непрерывный поток информации в виде писем, телеграмм, e-mail-сообщений, заявлений и других видов корреспонденции.

Чтобы избежать возможного хаоса в работе с деловыми бумагами, в практике документооборота используется журнал регистрации входящих и исходящих документов. В журнале содержится информация о поступающей или исходящей корреспонденции и ее последующем распределении.